7 Pasos para crear un Plan de Comunicaciones

Un plan de comunicaciones es una herramienta que no se puede implementar en todas las organizaciones de la misma manera, sino que requiere un entendimiento personalizado del nivel de madurez y los públicos de cada negocio. Esto permitirá identificar las necesidades y soluciones que respondan de manera adecuada a la estructura de cada compañía.

Planear la comunicación es fundamental para conectar la estrategia corporativa con los diferentes públicos de interés e identificar oportunidades de mejora al interior de la compañía. Actualmente, muchas áreas de comunicaciones funcionan de manera reactiva, centrándose en el día a día, trabajando desde una dimensión operativa y dejando de lado la estrategia.

En esta línea, realizar un diagnóstico se convierte en una tarea importante del proceso de planeación, que permita llevar la compañía al siguiente nivel y tener una base sólida para la creación de iniciativas de comunicación que marquen el norte de la organización. Por esto, compartimos siete puntos clave para el desarrollo y la implementación de un plan de comunicaciones efectivo:

1. Análisis de las necesidades de la compañía: Cada compañía es diferente y se encuentra en un estado de madurez particular, por esto es importante analizar estructuras y procesos para identificar las oportunidades de mejora y necesidades de cada negocio.

   Esto también permitirá entender la organización a profundidad y conocer su propósito, el por qué y para quién trabaja. Es así como el área de comunicaciones podrá agregar valor y ser ese acompañante estratégico que la gerencia necesita.

2. Definición de objetivos: Conociendo el contexto de la compañía, se hará más fácil marcar el camino a recorrer y en esta línea, es indispensable conectar la plataforma y planeación estratégica de la organización con sus objetivos y plan de acción. Dichos objetivos deben apuntar al core del negocio y deben bajarse a cada uno de los equipos, así todos serán parte del cumplimiento del propósito organizacional. 
   
   Finalmente, la construcción y el entendimiento de los objetivos deberá ser un trabajo conjunto de la gerencia y el área de comunicaciones, a partir de las expectativas de las áreas facilitadoras para garantizar el cumplimiento.
   
   
3. Identificar tus públicos y canales: Cualquier compañía cuenta con una variedad de públicos y no a todos se les habla igual, el tono y el estilo debe adaptarse a cada uno, identificando cómo queremos o esperamos que respondan. Es así como un mapa de públicos se convierte en una herramienta relevante para identificar a quienes se debe informar, conectar, mantener interesado o en continua interacción con la marca. 
   
   Los canales también son fundamentales y para esto, la tecnología nos ha permitido acceder a múltiples herramientas que segmenten públicos y medios de información entendiendo necesidades, hábitos y experiencias, para llegar en el momento oportuno con el mensaje y call to action apropiado.
   
   
4. Definir el mensaje que queremos transmitir: Al conectar canales y públicos, los mensajes adquieren la responsabilidad de transmitir coherencia. Es decir, la comunicación, desde sus diferentes dimensiones (internas y externas), y a pesar de que se dirija a diferentes audiencias, debe mantener una misma línea que traslade la experiencia y la promesa de valor a cada uno de los clientes, lo que repercute directamente en la reputación y activos intangibles de la marca.
   
   
5. Cronograma de plan de acción: El siguiente paso para un plan de comunicaciones efectivo, es plasmar la estrategia a través de un cronograma que permita identificar y hacer visual los momentos claves de contacto con las audiencias. Esto se puede dar a través de fases que nos de una hoja de ruta con puntos de evaluación y seguimiento. 
   
   Este cronograma debe ser flexible y adaptable a lo que surja en el mercado o en la organización. Un ejemplo claro de esto, es la pandemia por Covid-19 que nos llevó a replantear procesos e iniciativas, ya que la realidad cambió por completo.
   
   
6. Definición de KPIS análisis de resultados: Un paso infaltable dentro del plan de comunicaciones es medir el alcance y saber si las acciones implementadas están funcionando de manera correcta. Para eso, se deben establecer KPIS alineados con los objetivos de la organización, alcanzables y no pensados desde la vanidad sino desde el impacto que pueden generar.

   El análisis de estas métricas nos permiten tomar acción a tiempo y replantear la estrategia a través de indicadores de alarma.

7. Contrasta los resultados: Si bien obtener y analizar resultados es indispensable para una organización, si se hace desde una mirada únicamente interna, podría sesgar el impacto real obtenido. 
   
   Por esto, es importante tener auditorías periódicas del plan de comunicaciones a través de agencias externas como Imaginario, experto en realizar este tipo de acompañamientos para potenciar los procesos al interior de las organizaciones y generar una evolución constante de las iniciativas de comunicación.
   
   
   

Entender que la planeación de la comunicación es un tema relevante que se debe dar en las organizaciones, permite tener un norte para el cumplimiento de objetivos y abre el camino para pasar de un trabajo operativo a realizar iniciativas más estratégicas en la comunicación. Es importante entonces, entender que no todas las organizaciones tienen la misma madurez y es a partir de allí desde donde se desarrolla un plan específico para cada tipo de negocio.